SOP Dịch Hồ Sơ Pháp Lý FDI 24h: Bàn giao “sẵn nộp”, đúng thuật ngữ, đúng định dạng

Bạn có nhớ lần gần nhất phải nộp hồ sơ sáng mai nhưng 10 giờ đêm hôm trước vẫn đang “vá” thuật ngữ, căn lề, đánh số điều khoản? Ai cũng từng như vậy. Và thật lòng mà nói, dịch pháp lý không chỉ là chuyển ngữ. Đó là cuộc đua đúng – đủ – đúng hạn trong khi vẫn phải giữ định dạng chuẩn và bảo mật tuyệt đối.

Bài này là SOP 24h bọn mình dùng hằng ngày cho hồ sơ FDI: cách gom yêu cầu, dựng termbase pháp lý trong vài giờ, chạy 2 lớp QA có MQM làm “cổng chất lượng”, rồi DTP để ra một bộ sẵn nộp – không cần “đánh vật” thêm.

Hồ sơ FDI có gì mà dễ sai?

Nhóm tài liệu quen mặt: Điều lệ/Articles, Hợp đồng góp vốn/chuyển nhượng, Quyết định HĐQT/ĐHĐCĐ, IRC/ERC, Đề án đầu tư, Ủy quyền, Nội quy/quy chế…
Điểm dễ vấp:
- Dịch từ điển thay vì chuẩn pháp lý (ví dụ lệch charter capital ↔ contributed capital).
- Thuật ngữ không nhất quán giữa các file.
- Sai format: heading/numbering, mục lục tự động, bảng biểu, song ngữ.
- Thiếu log thay đổi, thiếu bảng đối chiếu số liệu khi có số.

Kinh nghiệm xương máu: muốn nhanh mà chắc, phải chốt đề bài & dựng tài sản ngôn ngữ ngay từ giờ đầu tiên.

SOP 24h: 6 bước “đặt đồng hồ” cho cả đội

0) Tiền đề: Bảo mật trước, dịch sau

Ký NDA/DPA (xác định Controller–Processor), mở kênh truyền file mã hóa, bật audit trail.
Chỉ định POC hai bên, thống nhất thời gian phản hồi và cách redline/track changes.

Bạn đang chạy đua với thời gian, nhưng đừng bỏ qua bảo mật. Một cú tuồn file nhầm kênh là trễ nộp ngay.

1) Intake – Chốt “đề bài tốt” trong 30–60 phút

Thu đủ: loại tài liệu, ngôn ngữ, số trang/từ, mẫu đích (nếu có), deadline nộp, yêu cầu định dạng (song ngữ? đóng dấu ở đâu?).
Thu thập tên pháp nhân, người đại diện, mã số DN, ngày hiệu lực, logo/con dấu.
Gắn nhãn độ rủi ro: điều khoản tài chính nhạy cảm? bảng số? phụ lục?

2) Term extraction – Lập termbase pháp lý “thần tốc”

Rút thuật ngữ từ mẫu cũ/hồ sơ trước, chuẩn hóa bảng song ngữ có: Term VN/EN, context, quyết định chọn, ví dụ câu, nguồn tham chiếu, ngày cập nhật.
Viết styleguide pháp lý: viết hoa chức danh, cách ghi số văn bản/Ngày-Tháng, quy tắc viết tắt.
Lock termbase trước khi bắt đầu dịch.

Termbase tốt giúp tiết kiệm 30–50% thời gian sửa vòng 2. Đừng tiếc 1 giờ đầu.

3) Dịch & Biên tập lớp 1 – “Meaning over words”

Dịch theo mục đích sử dụng (nộp cho cơ quan nào?), không chạy theo câu chữ rập khuôn.
Editor 1 soát logic, tính nhất quán xuyên bộ hồ sơ (Điều lệ ↔ Quyết định HĐQT…).

4) Biên tập lớp 2 + MQM pháp lý – Cổng chất lượng

Người chấm khác người dịch: nhìn cấu trúc pháp lý & format (heading/numbering, viện dẫn, phụ lục).
Chấm MQM theo nhóm lỗi: Terminology, Accuracy, Legal Register, Formatting, Omission.
Pass/Conditional/Fail có ngưỡng rõ (ví dụ: 0 Critical; ≤1 Major/1.000 từ; ≤5 Minor/1.000 từ).
Lập danh sách sửa ưu tiên – xử những lỗi tác động cao trước.

5) DTP pháp lý – Làm cho “sẵn nộp” thật sự sẵn nộp

Chạy heading/numbering đa cấp & mục lục tự động.
Dàn bảng biểu, kiểm đơn vị – ngày tháng – dấu chấm/phẩy.
Song ngữ (nếu yêu cầu): bố cục 2 cột gọn, nhãn rõ, không “vỡ” bảng.
Xuất PDF nhúng font để tránh lỗi in/ký.

6) Final QA & Bàn giao – Gói trọn để… nộp

Bàn giao: DOCX cuối + PDF “đóng băng” + MQM report + Termbase/Styleguide + Log thay đổi + (nếu có) Bảng đối chiếu số liệu + Hướng dẫn nộp.
Chừa buffer ngắn cho phản hồi nội bộ rồi “đóng file”.

“Format fidelity” cho hồ sơ pháp lý: 7 điều không được sai

Heading/Numbering đúng mẫu (Điều/Khoản/Điểm) và tự động.
Mục lục tạo tự động, bấm là tới.
Bảng cân lề, nhãn cột song ngữ (nếu cần).
Ngày tháng & con số thống nhất toàn bộ.
Footnote/chú thích giữ liên kết & định dạng.
Vị trí dấu/logo đúng kích thước & dpi.
PDF nhúng font – in ở máy nào cũng ra y như nhau.

QA 2 lớp + MQM: vì “hợp đồng không hiểu nhầm được”

Lớp 1 (Editor 1): bám termbase, bắt mistranslation/omission.
Lớp 2 (LQA): nhìn cấu trúc/viện dẫn/format và chấm MQM.
Ngưỡng gợi ý: 0 Critical; ≤1 Major/1.000 từ; ≤5 Minor/1.000 từ; format fidelity ≥99%.
Tác dụng: giảm tranh luận cảm tính; tập trung vào lỗi ảnh hưởng pháp lý.

Một lỗi “Major” giảm tranh cãi bằng 1 trang giải thích. Số liệu thắng cảm giác.

Timeline 24 giờ (tham khảo thực chiến)

Giờ 0–2: Ký NDA/DPA → Intake → gom file/mẫu → term extraction nhanh → lock termbase.
Giờ 2–10: Dịch + Editor 1 theo thứ tự ưu tiên (file cần nộp trước). PM chuẩn bị preset DTP.
Giờ 10–14: Editor 2 + MQM → danh sách sửa ưu tiên → cập nhật termbase/log.
Giờ 14–20: DTP: heading/numbering, bảng, mục lục, song ngữ → PDF “đóng băng”.
Giờ 20–22: Final QA → đóng gói bàn giao.
Giờ 22–24: Buffer sự cố & hướng dẫn nộp.

Điều kiện để 24h “đẹp như mơ”: đề bài rõ, khối lượng hợp lý (ví dụ 20–40 trang chuẩn), có sẵn mẫu đích hoặc hướng dẫn định dạng.

Termbase pháp lý (mẫu rút gọn — copy về là dùng)

VN	EN	Context	Quyết định chọn	Ví dụ câu
Vốn điều lệ	Charter capital	ERC/Điều lệ	Theo mẫu Sở KH&ĐT	“The charter capital of the Company is …”
Vốn góp	Contributed capital	Điều lệ/Hợp đồng	Phân biệt với charter capital	“Member’s contributed capital shall be …”
GCN đăng ký đầu tư	Investment Registration Certificate (IRC)	FDI dossier	Viết đủ cụm; không viết tắt lần đầu	“Holds a valid IRC No. …”
GCN đăng ký DN	Enterprise Registration Certificate (ERC)	Doanh nghiệp VN	Khớp tên cơ quan cấp	“ERC No. … issued by …”
Người đại diện theo pháp luật	Legal Representative	Chức danh	Viết hoa theo styleguide	“The Legal Representative is …”

Rủi ro điển hình & cách “gài phanh tay” từ sớm

Đổi mẫu phút chót → Xin mẫu đích ngay từ Intake; quản lý phiên bản có hash.
Lệch thuật ngữ giữa file → Termbase trung tâm, lock trước khi dịch; không tự ý đổi.
Sai số/điều khoản viện dẫn → Bảng đối chiếu số, check cross-reference (Điều X viện dẫn Khoản Y).
Format lỗi → trả hồ sơ → DTP checklist + PDF kiểm cuối.
Rò rỉ dữ liệu → NDA/DPA, phân quyền tối thiểu, biên bản hủy sau nghiệm thu.