Bạn mở email nhận được ba báo giá khác nhau cho cùng một dự án: một bên “đơn giá theo từ” rất rẻ, một bên “theo gói” có vẻ cao hơn, và một bên đề nghị retainer theo tháng. Câu hỏi đầu tiên thường là: “Bên nào rẻ nhất?” Nhưng câu hỏi đúng nên là: “Mô hình nào làm tôi ít đau đầu nhất—và ra kết quả đúng hạn, đúng chuẩn, dễ nghiệm thu nhất?”

Trong dịch vụ B2B (pháp lý, tài chính/ESG, manual kỹ thuật, website), báo giá không chỉ là con số. Nó là cam kết vận hành: có DTP hay không, có 2 lớp QA + MQM hay không, có checklist bàn giao “sẵn nộp” hay không, và có SLA đủ chắc để bạn ngủ ngon hay không.

Ba mô hình báo giá phổ biến (và khi nào nên chọn)

1) Theo từ (Per-word): Nhẹ ví, nhanh gọn, nhưng dễ “thiếu chữ” ở phần hậu kỳ

• Hợp với: bài blog kỹ thuật, PR, brochure—khối lượng rõ, ít ràng buộc định dạng.
• Vì sao tiện: dễ dự toán, linh hoạt quy mô.
• Vì sao hay phát sinh: nhiều bên không kèm DTP, MQM, hay số vòng sửa. Thế là “rẻ lúc ký, đắt lúc nghiệm thu”.

Gợi ý để không “vỡ kế hoạch”:

• Chốt phụ lục SLA & MQM ngay từ đầu;
• Rõ ĐTP/biểu đồ là tính riêng hay bao gồm;
• Nêu rõ số vòng sửa đã gồm (ví dụ: ≤2% tổng từ).

2) Theo gói (Project-based): Trọn gói “đỡ lo”, miễn là đề bài đủ rõ

• Hợp với: hồ sơ pháp lý FDI, báo cáo tài chính/ESG, manual kỹ thuật—cần đúng định dạng, đúng số, đúng biểu mẫu.
• Điểm mạnh: bao trọn dịch + 2 lớp QA + MQM + DTP + kiểm số liệu ⇒ giảm rủi ro trả hồ sơ/đổi layout phút chót.
• Đòi hỏi: scope & mẫu đích rõ ràng; thay đổi muộn sẽ thành change request (có chi phí).

3) Retainer (tháng/quý): Đội “cùng phe” với bạn—quen domain, ra tay nhanh

• Hợp với: website/PR/case cập nhật đều đặn, nhiều đầu việc lắt nhắt.
• Điểm mạnh: đơn giá bình quân giảm, ưu tiên lịch, tích lũy termbase & styleguide nên càng làm càng nhanh & ít lỗi.
• Lưu ý: cần KPI & lịch họp điều độ hàng tháng cho minh bạch.

Tóm lại: per-word để linh hoạt, project-based để “an tâm sẵn nộp”, retainer để bền vững và tiết kiệm tổng thể.

SLA & KPI “đội” hay “hạ” chi phí như thế nào?

Hãy hình dung SLA là nút “tăng tốc” của dự án: càng gấp, càng bảo mật cao, domain càng “khó nhằn”,… thì cần thêm người giỏi + nhiều lớp kiểm soát hơn ⇒ hệ số giá tăng là chuyện bình thường.
Trong khi đó, pipeline ổn định + termbase/styleguide tốt ⇒ ít sửa, ít DTP, ít họp lại ⇒ đơn giá giảm theo thời gian.

KPI nên có trong phụ lục:

• Quality: MQM pass/fail (0 Critical), format fidelity ≥99%, terminology consistency ≥99%
• Speed: On-time ≥98%, lead time theo cấp tài liệu
• Cost: % phát sinh ≤5%, sửa vòng 2 ≤2%
• Risk: NDA/DPA, audit trail truy cập

Chọn mô hình theo tình huống (nói bằng ngôn ngữ “đỡ đau đầu”)

• Nộp FDI gấp → Chọn gói trọn (project-based). Quan trọng nhất là bàn giao sẵn nộp đúng mẫu.
• Báo cáo tài chính/ESG nhiều bảng → gói trọn + DTP để không lệch số, lệch bảng.
• Website cập nhật liên tục → retainer cho đều tay & nhất quán thuật ngữ.
• Bài rời rạc/khối lượng nhỏ → per-word kèm SLA tối thiểu.

ROI Localization: công thức đơn giản, ví dụ “đời thường”

Công thức không mới:

ROI = (Lợi ích ròng – Chi phí) / Chi phí

Điều thú vị là “lợi ích ròng” trong localization thường đến từ: CR tăng, chu kỳ sales ngắn hơn (tài liệu đúng chuẩn, người bán đỡ phải giải thích), giảm sửa vòng 2/DTP, và né rủi ro compliance.

Ví dụ rất thật (giản lược):

• Trước: CR form = 1,2%.
• Sau khi bản địa hóa + chỉnh CTA: 1,9% (tăng 0,7 điểm %).
• Traffic: 20.000/tháng. Lead đủ điều kiện → deal: 3%. Deal size: 3.000 USD.

Kéo ra con số:

• Lead tăng thêm = 20.000 × 0,7% = 140
• Deal ≈ 140 × 3% = 4
• Doanh thu tăng ≈ 12.000 USD/tháng

Chi phí tháng đầu: 4.000 USD (triển khai) + 1.000 USD (retainer) = 5.000 USD.
→ ROI Tháng 1 ≈ +140%. Từ Tháng 2 chỉ duy trì retainer 1.000 USD → ROI ~ +1.100%.
Không phép thuật nào ở đây—chỉ là ngôn ngữ đúng người, đúng ngữ cảnh, đúng tín hiệu kỹ thuật.

Những “chi phí ẩn” đáng yêu… nếu ghi rõ từ đầu

• DTP (InDesign/IDML, biểu đồ, bảng phức tạp)
• Kiểm số & reconciliation (finance/ESG)
• SME review (chuyên gia domain khi cần)
• Bảo mật cao (kho riêng, nhật ký truy cập, mã hóa nâng cao)
• Khẩn cấp/ngoài giờ (hệ số SLA)
• PM đa ngôn ngữ (phối hợp version & timesheet)

Tip: mọi “ẩn phí” đều có thể… hết ẩn nếu được đưa vào phụ lục ngay từ đầu.

Mẫu báo giá minh bạch (copy được cho hợp đồng của bạn)

1. Scope: loại tài liệu, số trang/từ, ngôn ngữ, format nguồn/đích
2. Deliverables: bản dịch, biên tập 2 lớp, MQM report, DTP, file in sẵn dùng, log thuật ngữ & thay đổi
3. SLA & KPI: on-time, MQM pass/fail, format fidelity, bảo mật
4. Đơn giá & phụ phí: per-word/gói/retainer; DTP; SME; bảo mật; khẩn cấp
5. Điều khoản sửa: phạm vi sửa vòng 2 đã gồm; cơ chế change request
6. NDA/DPA: phạm vi dữ liệu, lưu trữ, hủy, audit trail
7. Thanh toán & nghiệm thu: mốc tạm ứng, chốt bàn giao, điều kiện nghiệm thu

Gợi ý ngắn gọn theo từng “persona”

• Legal/Compliance: gói trọn + MQM pháp lý + DTP mẫu biểu → giảm rủi ro trả hồ sơ.
• Finance/ESG: gói trọn + kiểm số + DTP bảng → 0 Critical về số & đơn vị.
• Tech/Ops (manual): gói (nếu theo dự án) hoặc retainer (nếu cập nhật liên tục) → đảm bảo icon/đơn vị/safety.
• Marketing (web/PR): retainer + keyword mapping, hreflang, CRO → tốc độ & nhất quán.